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    檔案整理標準和要求

    所屬分類:知識百科    發布時間: 2021-05-26    作者:admin
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    檔案整理的方法及分類、檔號編制及質量要求(文書、業務、會計、聲像、實物、電子、科技)


    一、檔案整理幾個概念


    (一)檔案整理定義:在你的印象中整理檔案是不是就是意味著好找、整齊。其實檔案整理應以維護歷史原貌為宗旨。檔案整理理論是現代檔案學理論體系的一個重要組成部分。在檔案實踐中,零散形成的文件只有經過檔案整理的過程,建立起它們之間的歷史聯系,才能成為真正的檔案。檔案整理既是一個過程,又是一個體系。





    一個成熟的理論體系應當擁有四個層次,即:實踐理論、應用理論、基礎理論和理論內核.。從檔案整理的實踐的角度說,檔案的整理工作,就是將處于零亂狀態的和需要進一步條理化的檔案,進行基本的分類、組合、排列和編目,組成有序的體系。從基礎理論的角度看,檔案整理是利用文件實體及其歷史聯系的記錄來記錄歷史的過程。這里,有必要說明歷史聯系的定義。經典檔案學認為,歷史聯系來源于檔案與文件之間的一維關系;而現代檔案學認為,它來源于社會實踐。由于檔案的歷史聯系來源于構成檔案的文件之間的歷史關系,而文件是來源于社會實踐的,文件之間的歷史關系也就來源于社會實踐,所以檔案之間的歷史聯系也來源于社會實踐。社會實踐不是線性的結構,它是多維的。所以檔案整理不應該是像經典檔案學一樣只注重實體整理,而是應該體現其多維性:即進行虛擬整理。


    檔案整理是構成檔案理論內核的元素,是.富實踐性的。因此,檔案整理是檔案理論內核的實踐基礎。只有從基礎理論的角度認清檔案整理,才能更好地指導實踐工作。


    按照上述所說將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案,進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等,組成有序體系的過程。





    (二)檔案整理的基本要求:遵循文件材料的形成規律和特點,保持文件材料之間的有機聯系;區分文件材料的價值,確定檔案的保管期限;便于保管和利用。河南瑞鼎信息技術有限公司檔案整理服務依據國家標準、行業標準以及客戶要求,為客戶提供檔案整理服務。


    (三)檔案整理的文件范圍:凡是本機關工作活動中形成的,具有查考保存價值的文件材料,包括收發文電、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關編印的出版物等,在辦理完畢后均須整理保存


    (四)檔案整理的方法:一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。


    1、以“案卷”為單位整理。


    1)以“案卷”為單位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和處理過程中的聯系將其組合為案卷。


    2)所謂案卷,就是一組密切聯系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案,對文件材料進行實體分類;組合即將經過分類的文件材料,按一定形式組合起來;編目即將經過組合以后的文件材料,進行系統排列和編目。


    3)以“案卷”為單位整理的檔案,其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種,硬卷皮型號有1.2,1.5,50px三個規格,以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒。


    4)以“案卷”為單位檔案整理的依據是1987年12月國家檔案發布的《機關檔案工作業務建設規范》和《文書檔案案卷格式》


    5)以“案卷”為單位檔案整理的適應范圍


    (1)大部分單位短期保管(現10年)的文書檔案,鄉財政所、中心學校等二級機構文書檔案一般按“卷”整理


    (2)各單位專門業務檔案一般按“卷”或是“盒”整理。


    (3)科技檔案按“卷”整理,整理要求按照國家質量技術監督局頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發的《科學技術研究課題檔案管理規范》DA/T2-92執行?;üこ虣n案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》執行。


    (4)會計檔案按“盒(卷)”整理,整理的依據是財政部、國家檔案局1998年發布的關于《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)。


    6)按“卷”整理的文件整理步驟是:文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。


    2、以“件”為單位整理。


    1)以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位即“件”來進行整理。


    2)一般來講,一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件,正文與文件處理單為一件(處理單包括:收文處理單、擬辦單、發文稿頭紙及領導批示的簽批條等),轉發件與被轉發件為一件,正文與附件作為一件,原件與復制件為一件,報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件,來文與復文及其他相關文件可為一件。


    3)以“件”為單位整理的檔案,其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的文書檔案.后要裝入檔案盒內。


    4)以“件”為單位文書檔案整理的依據是2006年12月國家檔案局發布的8號令和2000年12月發布的《歸檔文件整理規則》。





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